İş makinası bakım planının başlangıç noktası marka, model, seri numarası ve güncel çalışma saati bilgisidir. Üreticinin belirlediği periyotlar temel alınırken toz, sıcaklık, nem, yük yoğunluğu ve vardiya düzeni gibi saha koşulları da değerlendirilmelidir. Günlük kontrollerde sıvı seviyeleri, kaçaklar, hortum ve bağlantılar, lastik ya da yürüyüş takımı, ataşman bağlantıları ve uyarı göstergeleri gözden geçirilmelidir.

Bakım kayıtlarında tarih, çalışma saati, değişen parçalar, kullanılan yağ ve filtreler ile tespit edilen bulgular yer almalıdır. Tekrarlayan ses, ısınma, güç kaybı veya hidrolik hareketlerde yavaşlama gibi belirtileri ertelemek daha büyük arızalara yol açabilir. Planlı servis görüşmesi öncesinde bu kayıtların ve fotoğrafların paylaşılması, ilk değerlendirmenin daha sağlıklı yapılmasına yardımcı olur. Kesin bakım kapsamı her zaman ilgili makina ve üretici bilgilerine göre belirlenmelidir.